Административный регламент администрации Шкотовского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

Версия для печати

УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
Шкотовского муниципального района
от 16.02.2012г. №195-НПА

 

 

Административный регламент администрации Шкотовского муниципального района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»

 

Раздел 1. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» (далее – административный регламент) разработан в целях обеспечения эффективного функционирования администрации Шкотовского муниципального района, повышения результативности и качества, открытости и доступности оказания муниципальной услуги по выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (далее – муниципальная услуга). Административный регламент определяет сроки, устанавливает порядок оказания муниципальной услуги, последовательность административных действий (административных процедур), порядок взаимодействия с государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими лицами.

1.2. В настоящем регламенте используются следующие термины и определения:

архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

1.3. Предмет (содержание) муниципальной услуги: выдача копии архивного документа, подтверждающего право на владение землей, по документам, хранящимся в Отделе.

1.4. Единица измерения муниципальной услуги: копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей.

1.5. Получатели муниципальной услуги:

Получателями муниципальной услуги являются физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, предоставляющий муниципальные услуги, с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в устной или письменной форме (далее – заявители).

Муниципальная услуга предоставляется начальником архивного отдела администрации Шкотовского муниципального района.

Раздел 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей».

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией Шкотовского муниципального района в лице архивного отдела администрации Шкотовского муниципального района (далее – архивный отдел)

Место расположения архивного отдела: ул. Ленина, дом 11, г. Большой Камень, Приморский край

Почтовый адрес: ул. Карла Маркса, дом 4,г. Большой Камень, Приморский край, 692806.

Электронный адрес: arxiv – shkot @mail. ru

Телефон: 8 (42335) 4-09-50

Факс: 8 (42335) 4-09-50.

Режим работы Отдела: понедельник – пятница с 8.00 до 17.00.

Приемные дни: вторник, четверг с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:

- выданная архивная копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей;

- отказ в выдаче копий архивных документов.

2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление (запрос) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

Основные требования к заявлению (запросу).

Запрос от юридических лиц оформляется в произвольной форме на бланке организации, учреждения и подписывается руководителем. В письменном запросе физического лица указывается фамилия, имя, отчество, почтовый или электронный адрес заявителя. В запросе указывается тема (вопрос) и хронология запрашиваемой информации. Рекомендуется предоставить дополнительную информацию по теме запроса для ускорения предоставления копии архивного документа, подтверждающего право на владение землей.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги по заявлениям (запросам): в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса, включая время приостановления предоставления муниципальной услуги.

Запрос рассматривается и исполняется по документам, находящимся на хранении. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 календарных дней со дня регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом получателя муниципальной услуги либо дается ответ с указанием места хранения документов.

2.6. Правовые основы предоставления муниципальной услуги:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 06 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 02 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 27 июля 2010 года №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Устав Шкотовского муниципального района;

Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённые приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила);

Решением Думы муниципального образования Шкотовский район от 17.05.2005г. №56 «Об утверждении Положения о муниципальном архиве Шкотовского муниципального района»;

настоящий Административный регламент;

другие нормативные правовые акты, регулирующими предоставление муниципальных услуг в области архивного дела.

2.7. Перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги

Для предоставления муниципальной услуги необходимы следующие документы:

для юридических лиц:

- документы, подтверждающие легитимность полномочий руководителя и лица, подписавшего обращение организации-заявителя;

- документы, подтверждающие правопреемство организации;

- иные документы при необходимости;

для физических лиц:

- копия документа, удостоверяющего личность, и в случае необходимости-доверенность, подтверждающая полномочия на действия от имени физического лица;

- иные документы при необходимости.

2.8. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для отказа в приеме документов является следующее:

- текст заявления и прилагаемых к нему документов не поддается прочтению;

- отсутствует подпись заявителя;

- документы, представленные заявителем, по форме и содержанию не соответствуют требованиям действующего законодательства.

2.9. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- отсутствие на хранении в отделе документов, необходимых для исполнения запроса;

- наличие в запрашиваемых документах сведений, составляющих государственную или иную, охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, личную тайну, семейную тайну, создающих угрозу для его безопасности;

- неудовлетворительное физическое состояние документов.

2.10. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на бесплатной основе.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 30 минут

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

Требования к помещениям:

а) фасад здания, в котором расположены администрация и архивный отдел, вход в помещение администрации и архивного отдела оборудуется информационной вывеской с полным наименованием администрации и отдела и режимом их работы;

б) помещение в архивном отделе, предназначенное для приема посетителей, оборудуется информационным стендом, столами, стульями, канцелярскими принадлежностями, размещается информация с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

в) на информационном стенде размещается следующая информация: текст настоящего регламента, образец запроса, график работы архивного отдела;

г) место ожидания оборудуется стульями, количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в помещении, но не менее трех мест;

д) вход и передвижение по помещениям, в которых проводится личный прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями;

е) здание, в котором осуществляется прием заявителей, должно быть оборудовано удобным входом, обеспечивающим свободный доступ граждан в помещение, пандусом, перилами для инвалидов.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показатели доступности предоставления муниципальной услуги:

а) удовлетворенность заявителя режимом работы администрации;

б) территориальная доступность помещений, в которых предоставляется муниципальная услуга, в том числе удаленность от остановки общественного транспорта, не должна превышать расстояния пешеходной доступности.

в) в случае превышения спроса на муниципальную услугу над возможностями ее оказания, в первую очередь рассматриваются заявления юридических или физических лиц, документы которых находятся под угрозой порчи или исчезновения.

2.14. Показатели качества предоставления муниципальной услуги:

а) численность персонала, непосредственно участвующего в оказании муниципальной услуги, устанавливается в соответствии со штатным расписанием администрации и составляет не менее одного специалиста;

б) в оказании муниципальной услуги участвует квалифицированный персонал администрации в должности не ниже главного специалиста 1 разряда;

в) информация об оказываемой услуге должна быть проста и понятна по форме и содержанию, место её размещения должно быть визуально легкодоступным, размещение информации должно быть постоянным;

г) учет мнений потребителей муниципальной услуги ведется с помощью книги жалоб и предложений; потребителям муниципальной услуги предоставляются телефоны и адреса должностных лиц, осуществляющих контроль за соблюдением требований к качеству оказания муниципальной услуги;

д) качество предоставления данной услуги определяется наличием (отсутствием) претензий, жалоб со стороны заявителей.

Претензии, жалобы на качество предоставления муниципальной услуги потребители могут сообщить по телефону администрации (842335) 51260, посредством письменного обращения в администрацию по почтовому адресу, в том числе на адрес электронной почты администрации Шкотовского муниципального района shkot mo@mail. ru.

2.15. Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе представления муниципальной услуги:

Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе представления муниципальной услуги, предоставляется заявителям:

- по телефону;

- посредством письменного обращения;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

График приема заявителей (юридических и физических лиц) архивным отделом еженедельно:

вторник, четверг с 8.00 до 17.00,

обеденный перерыв с 12.00 до 13.00,

без предварительной записи.

По телефону специалисты архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги.

По письменным обращениям при консультировании ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения юридических лиц и граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При обращении по телефону специалист архивного отдела, осуществляющий прием и предоставляющий разъяснения, сняв трубку, должен представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончании разъяснений специалист должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).

Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста. Производится не более одной переадресации звонка к специалисту, который может ответить на вопрос заявителя, или же обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае если специалисты архивного отдела не могут ответить на вопрос заявителя немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.

2.16. Права заявителей при получении муниципальной услуги

При получении муниципальной услуги заявители имеют право на:

1) получение государственной или муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной или муниципальной услуги;

2) получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронной форме;

3) получение государственных и муниципальных услуг в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

4) досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения государственных и муниципальных услуг;

5) получение государственных и муниципальных услуг в многофункциональном центре, с момента его образования, в соответствии с соглашениями, заключенными между многофункциональным центром и органами, предоставляющими государственные услуги. И соглашениями, заключенными между многофункциональным центром и органами, предоставляющими муниципальные услуги (далее – соглашения о взаимодействии), с момента вступления в силу соответствующего соглашения о взаимодействии;

6) получение результатов предоставления муниципальной услуги с использованием информационно – телекоммуникационных технологий, за исключением случаев, когда такое получение запрещено федеральным законом.

2.17. Особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональном центре

Предоставление муниципальной услуги в многофункциональном центре осуществляется в соответствии с действующим законодательством по принципу «одного окна», в соответствии с которым предоставление муниципальной услуги осуществляется после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом, а взаимодействие с органами, предоставляющими государственные услуги, или органами предоставляющими муниципальные услуги, осуществляется многофункциональным центром без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии.

2.18. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Началом административной процедуры является запрос заявителя в электронной форме:

1) Заявитель заполняет на сайте региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края» запрос на предоставление муниципальной услуги (в запросе заявителем должен быть указан адрес электронной почты, если результат предоставления муниципальной услуги должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если результат предоставления муниципальной услуги должен быть направлен в письменной форме) размещенный на портале в установленной электронной форме, и одновременно отправляет его вместе с необходимыми для предоставления муниципальной услуги документами в региональную информационную систему «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края».

2) Заявитель вправе приложить к запросу в электронной форме необходимые документы в электронной форме, либо направить указанные документы или их копии в письменном виде.

3) Принятый региональной государственной информационной системой «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края» запрос заявителя перенаправляется в адрес информационной системы администрации Шкотовского муниципального района.

4) Заявитель имеет право получать сведения в электронной форме о ходе выполнения запроса о предоставления муниципальной услуги.

5) Сведения о предоставлении муниципальной услуги направляются заявителю в электронной форме по адресу электронной почты, указанному в запросе заявителя, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в запросе заявителя.

6) Предоставление муниципальной услуги в электронной форме будет осуществляться с 01 июля 2012 года.

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги

Заявителем на личном приеме, через доверенное лицо, почтовым отправлением, по электронной почте подается письменное заявление (запрос) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, в Отдел.

3.2. Сотрудником архивного отдела, ведущим прием заявлений, осуществляется:

прием и регистрация заявления (запроса) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей (регистрация заявления (запроса) осуществляется в день поступления заявления (запроса);

заявителю на личном приеме объявляется дата получения муниципальной услуги.

В случае невозможности предоставления муниципальной услуги заявитель уведомляется письмом с указанием причин, а также по телефону и (или) по электронной почте.

Процедуры, устанавливаемые настоящим пунктом, осуществляются в день поступления заявления (запроса).

Результат процедуры: принятое и зарегистрированное заявление (запрос) о выдаче копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей.

3.3. Сотрудником архивного отдела в порядке очередности поступления заявления (запроса) на исполнение осуществляется:

проверка наличия архивных документов, подтверждающих право на владение землей, для исполнения запроса по описям, электронным базам данных;

определение архивных фондов, просмотр описей и определение единиц хранения;

подборка единиц хранения в соответствии с запросом;

полистный просмотр единиц хранения;

выявление сведений в архивных документах по теме запроса;

подготовка архивной копии;

передача на подпись руководителю аппарата администрации и начальнику архивного отдела.

Результат процедуры: оформленная архивная копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей.

3.4. Начальником архивного отдела проверяется и подписывается копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей.

Результат процедуры: подписанная архивная копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей.

3.5. Подписанная руководителем аппарата администрации и начальником архивного отдела архивная копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей, заверяется печатью администрации Шкотовского муниципального района. Документ направляется простым почтовым отправлением или выдается заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Результат процедуры: выданная архивная копия архивного документа, подтверждающего право на владение землей.

Порядок предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с блок-схемой (прилагается).

Раздел 4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за полнотой и качеством предоставляемой муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, в том числе проверок по конкретным обращениям заявителей, и устранение нарушений при предоставлении муниципальной услуги.

4.2. Проверки плановые осуществляются на основании годовых планов работы архивного отдела. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая).

4.3. Внеплановая поверка осуществляется на основании распоряжения администрации.

4.4. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента. Периодичность устанавливается начальником отдела.

4.5. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, определяется их должностными инструкциями.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги, глава администрации принимает решение об их устранении и при необходимости меры по привлечению виновных лиц к ответственности в установленном порядке.

4.7. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги, указанные в настоящем разделе, применяются ко всем административным процедурам.

Раздел 5. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица либо муниципального служащего

Решения и действия (бездействие) начальника архивного отдела принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем в досудебном (внесудебном) порядке.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования, установленный настоящим разделом, применяется ко всем административным процедурам, перечисленным в разделе 3 настоящего регламента, в том числе заявитель вправе обратиться с жалобой в случае нарушения срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги; нарушения срока предоставления муниципальной услуги; требования у заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении архивного отдела, а также иных документов, не предусмотренных настоящим регламентом для предоставления муниципальной услуги; в случае отказа в приеме документов и отказа в предоставлении муниципальной услуги; взимания с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края, муниципальными правовыми актами; в случае отказа архивного отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услугидокументах.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя на решения, действия (бездействие) начальника архивного отдела, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, которая может быть подана:

непосредственно начальнику архивного отдела в письменной форме на бумажном носителе по адресу: ул. Ленина, д. 11, г. Большой камень, Приморский край, 692806;

в электронной форме, в том числе по электронной почте arxiv-shkot @mail. ru

Жалоба может быть направлена заявителем в администрацию Шкотовского муниципального района по адресу: ул. Карла Маркса, д. 4, г. Большой Камень, Приморский край, 692820, а также в электронном виде, в том числе на официальный сайт http://mo. primorsky. ru/shkotovsky, либо по электронной почте shkot_mo@mail. ru.

Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.

Личный прием проводится нвачальником архивного отдела по адресу: ул. Ленина, дом 11, г. Большой Камень, Приморский край;

Часы приема: вторник, четверг с 08.00 час. до 17.15 час, перерыв с 12.00 час. до 13.00 час; суббота, воскресенье – выходные дни.

Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) начальника архивного отдела;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) начальника архивного отдела. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба заявителя подлежит регистрации в течение одного рабочего дня с момента ее поступления в архивный отдел.

Жалоба, поступившая в архивный отдел подлежит рассмотрению главой администрации (в его отсутствие – заместителем) в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы глава администрации принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по жалобе, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления глава администрации незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Решение, принятое главой администрации Шкотовского муниципального района по результатам рассмотрения жалобы на решения и действия (бездействие) начальника архивного отдела могут быть обжалованы заявителем в органы прокуратуры либо в судебном порядке.

 

ПредпросмотрПрикрепленный файлРазмер
Приложение37 кб