Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

Версия для печати

Приложение
к постановлению администрации
Шкотовского муниципального района
от 02 февраля 2012г. №106-нпа

 

 

Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов»

 

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (далее – Регламент) устанавливает порядок и стандарт предоставления муниципальной услуги.

Муниципальная услуга предоставляется юридическим и физическим лицам, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации предоставления муниципальной услуги.

При ликвидации юридических лиц заявителем о приеме архивных документов выступает ликвидационная комиссия (ликвидатор).

Муниципальная услуга предоставляется начальником архивного отдела администрации Шкотовского муниципального района.

Раздел 2. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

1. Наименование муниципальной услуги:

Прием на хранение документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов.

2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией Шкотовского муниципального района в лице архивного отдела администрации Шкотовского муниципального района (далее -Архивный отдел).

Должностным лицом, ответственным за представление муниципальной услуги, является начальник архивного отдела администрации Шкотовского муниципального района.

Информация о месте нахождения и режиме работы архивного отдела:

Место нахождения архивного отдела администрации Шкотовского муниципального района: ул. Ленина, д. 11, г. Большой Камень, Приморский край, 692806.

Режим работы архивного отдела: понедельник-пятница с 8.00 до 17.00; перерыв на обед с 12.00 до 13.00; суббота, воскресенье – выходные дни.

Справочный телефон архивного отдела: (8 42335) 40950; факс: (842335) 40950.

Адрес официального сайта администрации Шкотовского муниципального района в сети «Интернет»: http://Shkotovskiy. ru; электронной почты – E-mail: shkot mo@mail. ru

Электронной почты архивного отдела - E-mail: arxiv-shkot@mail. ru

3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является прием архивных документов в архивный отдел, либо отказ в приеме документов с направлением уведомления с указанием причины отказа.

4. Срок предоставления муниципальной услуги

Общий срок предоставления муниципальной услуги не превышает 40 дней со дня регистрации запроса.

5. Правовые основания для представления муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации представления государственных и муниципальных услуг»;

Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

Законом Приморского края от 10.04.2006 №349-КЗ «Об архивном деле в Приморском крае»;

Решением Думы муниципального образования Шкотовский район от 17.05.2005 г. №56 «Об утверждении Положения о муниципальном архиве Шкотовского муниципального района»

6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Для предоставления муниципальной услуги необходимы следующие документы:

а) письменный запрос (запрос в электронной форме) юридического или физического лица;

б) историческая справка о фондообразователе;

в) опись дел архивных документов, утвержденная экспертно-проверочной методической комиссией Архивного отдела Приморского края.

7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является непредставление документов, указанных в части 6 настоящего раздела.

8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

а) заявитель не является источником комплектования архивного отдела документами постоянного срока хранения;

б) заявитель – юридическое лицо, обратившиеся для сдачи документов по личному составу, не ликвидируется.

9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на бесплатной основе.

10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Время ожидания в очереди заявителя (представителя заявителя) при подаче запроса (при получении результата) не должно превышать 30 минут.

11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Срок регистрации заявления – в течение 1 рабочего дня с момента его поступления.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

Требования к помещениям:

а) фасад здания, в котором расположены администрация и архивный отдел, вход в помещение администрации и архивного отдела оборудуется информационной вывеской с полным наименованием администрации и отдела и режимом их работы;

б) помещение в архивном отделе, предназначенное для приема посетителей, оборудуется информационным стендом, столами, стульями, канцелярскими принадлежностями, размещается информация с указанием фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

в) на информационном стенде размещается следующая информация: текст настоящего регламента, образец запроса, график работы архивного отдела;

г) место ожидания оборудуется стульями, количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в помещении, но не менее трех мест;

д) вход и передвижение по помещениям, в которых проводится личный прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями;

е) здание, в котором осуществляется прием заявителей, должно быть оборудовано удобным входом, обеспечивающим свободный доступ граждан в помещение, пандусом, перилами для инвалидов.

13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Показатели доступности предоставления муниципальной услуги:

а) удовлетворенность заявителя режимом работы администрации;

б) территориальная доступность помещений, в которых предоставляется муниципальная услуга, в том числе удаленность от остановки общественного транспорта, не должна превышать расстояния пешеходной доступности.

в) в случае превышения спроса на муниципальную услугу над возможностями ее оказания, в первую очередь рассматриваются заявления юридических или физических лиц, документы которых находятся под угрозой порчи или исчезновения.

Показатели качества предоставления муниципальной услуги:

а) численность персонала, непосредственно участвующего в оказании муниципальной услуги, устанавливается в соответствии со штатным расписанием администрации и составляет не менее одного специалиста;

б) в оказании муниципальной услуги участвует квалифицированный персонал администрации в должности не ниже главного специалиста 1 разряда;

в) информация об оказываемой услуге должна быть проста и понятна по форме и содержанию, место её размещения должно быть визуально легкодоступным, размещение информации должно быть постоянным;

г) учет мнений потребителей муниципальной услуги ведется с помощью книги жалоб и предложений; потребителям муниципальной услуги предоставляются телефоны и адреса должностных лиц, осуществляющих контроль за соблюдением требований к качеству оказания муниципальной услуги;

д) качество предоставления данной услуги определяется наличием (отсутствием) претензий, жалоб со стороны заявителей.

Претензии, жалобы на качество предоставления муниципальной услуги потребители могут сообщить по телефону администрации (842335) 51260, посредством письменного обращения в администрацию по почтовому адресу, в том числе на адрес электронной почты администрации Шкотовского муниципального района shkot mo@mail. ru.

Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе представления муниципальной услуги:

Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе представления муниципальной услуги, предоставляется заявителям:

- по телефону;

- посредством письменного обращения;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

График приема заявителей (юридических и физических лиц) архивным отделом еженедельно:

вторник, четверг с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00, без предварительной записи.

По телефону специалисты архивного отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги.

По письменным обращениям при консультировании ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.

По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения юридических лиц и граждан специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При обращении по телефону специалист архивного отдела, осуществляющий прием и предоставляющий разъяснения, сняв трубку, должен представиться, назвав фамилию, имя, отчество и наименование отдела. По окончании разъяснений специалист должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо предпринять (кто именно и что должен сделать).

Время разговора не должно превышать 10 минут.

В случае если специалист, принявший звонок, не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другого специалиста. Производится не более одной переадресации звонка к специалисту, который может ответить на вопрос заявителя, или же обратившемуся лицу сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

В случае если специалисты архивного отдела не могут ответить на вопрос заявителя немедленно, результат рассмотрения вопроса сообщают заинтересованному лицу в течение двух дней.

Права заявителей при получении муниципальной услуги

При получении муниципальной услуги заявители имеют право на:

1) получение государственной или муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной или муниципальной услуги;

2) получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронной форме;

3) получение государственных и муниципальных услуг в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

4) досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения государственных и муниципальных услуг;

5) получение государственных и муниципальных услуг в многофункциональном центре, с момента его образования, в соответствии с соглашениями, заключенными между многофункциональным центром и органами, предоставляющими государственные услуги. И соглашениями, заключенными между многофункциональным центром и органами, предоставляющими муниципальные услуги (далее – соглашения о взаимодействии), с момента вступления в силу соответствующего соглашения о взаимодействии;

6) получение результатов предоставления муниципальной услуги с использованием информационно – телекоммуникационных технологий, за исключением случаев, когда такое получение запрещено федеральным законом.

14. Особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональном центре

Предоставление муниципальной услуги в многофункциональном центре осуществляется в соответствии с действующим законодательством по принципу «одного окна», в соответствии с которым предоставление муниципальной услуги осуществляется после однократного обращения заявителя с соответствующим запросом, а взаимодействие с органами, предоставляющими государственные услуги, или органами предоставляющими муниципальные услуги, осуществляется многофункциональным центром без участия заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии.

15. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

1. Правовым основанием для начала административной процедуры является запрос заявителя в электронной форме.

Заявитель заполняет на сайте региональной государственной информационной системе «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края» запрос на предоставление муниципальной услуги (в запросе заявителем должен быть указан адрес электронной почты, если результат предоставления муниципальной услуги должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если результат предоставления муниципальной услуги должен быть направлен в письменной форме) размещенный на портале в установленной электронной форме, и одновременно отправляет его вместе с необходимыми для предоставления муниципальной услуги документами в региональную информационную систему «Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Приморского края».

Раздел 3. Состав, последовательность, и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

1. Состав, последовательность административных процедур.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) прием, регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги в администрации;

б) рассмотрение запроса и документов, прилагаемых к запросу, главой администрации;

в) рассмотрение запроса и документов, прилагаемых к запросу в архивном отделе администрации;

г) разработка проекта договора о приеме-передаче архивных документов или подготовка письменного ответа об отказе в приеме документов;

д) прием архивных документов в архивном отделе по акту приема-передачи;

е) выдача (направление) акта приема-передачи архивных документов или письменного ответа об отказе в приеме архивных документов заявителю.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме к Регламенту (приложение).

2. Сроки выполнения административных процедур.

1) Прием и регистрация запроса.

Основанием для начала административной процедуры по приему заявлений (обращений) является поступление в администрацию запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов, прилагаемых к нему.

Специалист управления делами администрации, ответственный за регистрацию, принимает запрос и прилагаемые к нему документы, регистрирует в течение 1 рабочего дня с момента поступления.

Результатом административной процедуры является передача запроса и документов, прилагаемых к запросу, главе администрации на рассмотрение.

Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать одного дня со дня поступления заявления.

2) Рассмотрение запроса и документов, прилагаемых к запросу, главой администрации.

Основанием для начала административной процедуры рассмотрения запроса и документов к нему является поступление запроса и документов, прилагаемых к нему, главе администрации, который направляет запрос начальнику архивного отдела.

Срок выполнения административной процедуры -1 день.

3) Рассмотрение запроса и документов, прилагаемых к запросу архивным отделом администрации.

Запрос регистрируется в архивном отделе в день поступления. Срок выполнения административной процедуры -1 день.

Начальник архивного отдела рассматривает запрос и документы, прилагаемые к запросу, на соответствие требованиям законодательства и настоящего регламента. Срок выполнения административной процедуры – 15 дней.

При рассмотрении запроса начальник архивного отдела определяет:

- наличие правовых оснований для передачи архивных документов на постоянное хранение архивному отделу;

- степень полноты информации, содержащейся в документах, прилагаемых к запросу (историческая справка, опись дел);

- соответствие подготовки архивных документов для передачи на постоянное хранение требованиям Правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее Правила хранения);

-объем предлагаемых для приема-передачи архивных документов.

Результатом административной процедуры, при наличии правовых оснований для передачи архивных документов, полноты информации, соответствия подготовки архивных документов Правилам хранения, является принятие начальником архивного отдела решения о приеме архивных документов заявителя на хранение в архивный отдел; при несоответствии документов требованиям законодательства и настоящего регламента или отсутствии свободных площадей в архивохранилищах архивного отдела – решения об отказе в приеме на хранение архивных документов заявителя.

4) Разработка проекта и подписание договора о приеме-передаче или подготовка письменного ответа об отказе в приеме архивных документов.

Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о приеме архивных документов, или отказе о приеме архивных документов.

В случае принятия решения о приеме архивных документов начальник архивного отдела готовит проект договора о приеме-передаче архивных документов. Срок подготовки до 2-х дней.

Проект договора составляется в двух экземплярах, проходит правовую экспертизу, передается начальником архивного отдела на подпись главе администрации, срок подписания до 3-х дней.

Проект договора в двух экземплярах, подписанный главой администрации, передается (направляется) начальником архивного отдела заявителю для его рассмотрения и подписания заявителем в срок до 5-ти дней.

При принятии решения об отказе в приеме архивных документов письменный ответ об отказе направляется начальником архивного отдела по почте простым письмом (на адрес электронной почты) заявителю, либо выдается лично заявителю (его представителю), срок исполнения 2 дня.

Максимальный срок исполнения административной процедуры – до 13-ти дней.

Результат административной процедуры – подписание договора приема–передачи архивных документов, либо направление (выдача) письменного ответа заявителю об отказе в приеме архивных документов.

5) Прием-передача архивных документов.

Основанием для начала административной процедуры приема-передачи архивных документов заявителя является наличие договора, указанного в части 4 раздела 3 настоящего регламента.

Прием архивных документов осуществляется начальником архивного отдела в помещении архивного отдела согласно предоставленным заявителем описям дел. Срок исполнения – до 5-ти дней.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах. Срок исполнения – до 3-х дней.

Один экземпляр акта приема-передачи остается в архивном отделе, другой передается заявителю. Вместе с архивными документами заявитель передает в архивный отдел три экземпляра описи дел, историческую справку.

Результатом административной процедуры является акт приема-передачи архивных документов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет до 8-ми дней.

Раздел 4. Формы контроля за исполнением административного регламента

1. Контроль за полнотой и качеством предоставляемой муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, в том числе проверок по конкретным обращениям заявителей, и устранение нарушений при предоставлении муниципальной услуги.

2. Проверки плановые осуществляются на основании годовых планов работы архивного отдела. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексная проверка), либо отдельные вопросы (тематическая).

3. Внеплановая поверка осуществляется на основании распоряжения администрации.

4. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента. Периодичность устанавливается начальником отдела.

5. Ответственность муниципальных служащих, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, определяется их должностными инструкциями.

6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги, глава администрации принимает решение об их устранении и при необходимости меры по привлечению виновных лиц к ответственности в установленном порядке.

7. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги, указанные в настоящем разделе, применяются ко всем административным процедурам.

Раздел 5. Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица либо муниципального служащего

Решения и действия (бездействие) органа предоставляющего муниципальную услугу, (должностного лица, муниципального служащего) принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем в досудебном (внесудебном) порядке.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования, установленный настоящим разделом, применяется ко всем административным процедурам, перечисленным в пункте 5 настоящего регламента, в том числе заявитель вправе обратиться с жалобой в случае нарушения срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги; нарушения срока предоставления муниципальной услуги4 требования у заявителя представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также иных документов, не предусмотренных настоящим регламентом для предоставления муниципальной услуги; в случае отказа в приеме документов и отказа в предоставлении муниципальной услуги; взимания с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края, муниципальными правовыми актами; в случае отказа (органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица или муниципального служащего) предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является жалоба заявителя на решения, действия (бездействие) (органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица или муниципального служащего), принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, которая может быть подана:

непосредственно руководителю органа, предоставляющего муниципальную услугу, в письменной форме на бумажном носителе по адресу: ул. Карла Маркса, д. 4, г. Большой камень, Приморский край, 692806;

в электронной форме, в том числе по электронной почте arxiv-shkot @mail. ru

Жалоба может быть направлена заявителем в администрацию Шкотовского муниципального района по адресу: ул. Карла Маркса, д. 4, г. Большой Камень, Приморский край, 692820, а также в электронном виде, в том числе на официальный сайт http://mo. primorsky. ru/shkotovsky, либо по электронной почте shkot_mail. ru.

Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.

Личный прием проводится руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, главой администрации и т. д.) по адресу: ул. Карла Маркса, дом 4,г. Большой Камень, Приморский край;

часы приема: вторник, четверг с 08.00 час. до 17.15 час, перерыв с 12.00 час. до 13.00 час; суббота, воскресенье – выходные дни.

Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица либо муниципального служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба заявителя подлежит регистрации в течение одного рабочего дня с момента ее поступления в орган, предоставляющий муниципальную услугу.

Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению руководителем, главой администрации (в его отсутствие – заместителем) в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах – в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы руководитель органа, предоставляющего муниципальную услугу, глава администрации принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами российской Федерации, нормативными правовыми актами Приморского края, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по жалобе, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления руководитель органа, предоставляющего муниципальную услугу, глава администрации незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Решение, принятое главой администрации Шкотовского муниципального района по результатам рассмотрения жалобы на решения и действия (бездействие) органа предоставляющего муниципальную услугу, (должностного лица, муниципального служащего), могут быть обжалованы заявителем в органы прокуратуры либо в судебном порядке.