Информация для работодателей!

Действительно с: 
14.06.2017
Действительно по: 
31.12.2017

УВАЖАЕМЫЕ РАБОТОДАТЕЛИ!

14 февраля 2017 года заключено региональное трехстороннее Соглашение между профсоюзами, работодателями и Администрацией Приморского края о регулировании социально-трудовых отношений на 2017-2019 годы (далее – Соглашение), которое включает обязательства сторон по повышению уровня жизни населения и обеспечению социальной поддержки людей, имеющих доходы ниже прожиточного минимума.

Данные обязательства включают в себя выполнение работодателями требований нормативных документов по формированию и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные работников, необходимые для назначения пенсий и социальных пособий (пункт 4.11. Соглашения). Такие архивные документы являются документами по личному составу.

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлена обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обеспечивать сохранность документов по личному составу, созданных до 2003 года, – не менее 75 лет со дня создания; созданных начиная с 2003 года – не менее 50 лет со дня создания (статьи 17 и 221), а при ликвидации (в том числе в результате банкротства) – передавать эти документы в упорядоченном состоянии в соответствующийгосударственный или муниципальный архив (статья 23).

Состав документов, подлежащих хранению в течение 75 (50) лет, а также сроки хранения документов, определяются перечнем типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемым специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и их подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (статья 23).

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации

от 25 августа 2010 г. №558 определен комплекс документов, которым установлен 75-летний срок хранения.

Кроме того, целому ряду документов с 5-летним сроком хранения (ст. 393-396, 412, 456, 583, 586, 623, 637, 668, 676, 685 «з», 696, 726, 842) может быть установлен 75-летний срок хранения для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда и/или при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75-летний срок хранения.

Вместе с тем, обращаем внимание на то, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (статья 13.20) и нарушения требований законодательства о хранении документов (статья 13.25).

 

ВЫПИСКА из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. №558

Номер статьиВид документаСрок хранения документаПримечания
1234
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
19Приказы, распоряжения;
б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)
75 л. (2) ЭПК(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.
1.2. Организационные основы управления
74Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)75 л. 
77Положения, инструкции о правах иобязанностях должностных лиц (типовые): а) по месту разработки и/или
утверждения
б) в других организациях
Пост. (1)
3 г. (2)
Индивидуальные
работников – 75 л.

(2) После замены
новыми

80Должностные регламенты (типовыегосударственных и муниципальныхслужащих:
а) по месту разработки иутверждения
б) в других организациях

 

Пост. (1)

3 г. (2)

(1) Индивидуальные работников – 75 л.
2) После замены новыми
1.5. Документационное обеспечение управления и
организация хранения документов
258Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:
б) распорядительных документов по личному составу (2)
75 л. (1)(1) Хранятся ворганизации. Подлежат приему вгосударственный, муниципальныйархив, если могутбыть использованыв качестве научно-справочного аппарата.
(2) Одисциплинарныхвзысканиях, ежегодных оплачиваемыхотпусках,отпусках в связис обучением, дежурствах,краткосрочныхвнутрироссийских и зарубежныхкомандировках – 5л.
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
393Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу5 л. (1)(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
394Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. №1-НДФЛ)5 л. (1)(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
395Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование5 л. (1)(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.
396Сведения о доходах физических лиц5 л. (1)(1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы -75 л.
397Реестры сведений о доходах физических лиц75 л. 
412Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1);5 л.(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
413Лицевые карточки, счета работников75 л. ЭПК 
419Ведомости на выдачу дивидендов75 л. 
456Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
б) по трудовым договорам, договорам подряда
5 л. (2)(2) При отсутствиилицевых счетов – 75 л.
7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
574Журналы учета работников,совмещающих профессииДо минования надобности (1)1) Для работниковс тяжелыми, вредными, опаснымиусловиями труда – 75 л.
583Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенныйрабочий день или рабочую неделю5 л. (1) ЭПК(1) При тяжелых, вредных и опасныхусловиях труда – 75 л.
586Табели (графики), журналы учетарабочего времени5 л. (1)1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
593Тарификационные ведомости (списки)75 л. 
599Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности75 л. 
7.3. Охрана труда
602Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда45 л. (1) ЭПК(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
613Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда75 л. 
615Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий75 л. 
617
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда75 л. ЭПК 
622Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний75 л. ЭПК 
623Договоры страхования работников от несчастных случаев5 л. (1)(1) После истечения срока действия договора.
При наступлении несчастного случая – 75 л.
632Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:
а) по месту происшествия
б) в других организациях
75 л. (1) ЭПК
5 л.
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. **
633Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях75 л. ЭПК 
636Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда75 л. ЭПК 
637Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием3 г. (1)(1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 л.
8. Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
654Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел75 л. 
656Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):
а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания
б) работников, в т. ч, государственных гражданских и муниципальных служащих
Пост.
75 л. ЭПК
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
657Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел75 л. ЭПК 
658Личные карточки работников, в т. ч, временных работников75 л. ЭПК 
659Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом75 л. 
660Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел75 л. ЭПК 
662Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников75 л. ЭПК 
664Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования (1)(1) Невостребованные -75 л.
666Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных75 л. ЭПК 
667Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу75 л. 
668Командировочные удостоверения5 л. (1)(1) После возвращения из командировки.
Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
671Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел75 л. ЭПК 
676Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок5 л. (1)(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК
685Списки:
г) работников
з) получающих персональные ставки, оклады

75 л.
10 л. (1)
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
695Книги, журналы, карточки учета:
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений
в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 л.
75 л.
75 л.
75 л.
 
8.2. Установление квалификации работников
696Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним
15 л. (1) ЭПК(1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
697Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел75 л. 
698Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел75 л. ЭПК 
704Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала
75 л. ЭПК 
8.3. Повышение квалификации работников
726Ведомости учета часов работы преподавателей
5 л. (1)(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
8.4. Награждение
735Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий:
а) в награждающих организациях
б) в представляющих организациях
Пост.
75 л. ЭПК
 
737Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными
До востребования (1)(1) Невостребованные – 75 л.
739Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций75 л. ЭПК 
740Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:
а) в награждающих организациях
б) в других организациях
Пост.
75 л. ЭПК
 
746Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел75 л. 
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
842Путевые листы5 л. (1)(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
900Личные дела:
д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем

75 л. ЭПК
 
901Списки работников, уходящих на льготную пенсию75 л. 
905Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица75 л. ЭПК 
908Журналы, книги учета:
б) выдачи страхового свидетельства государственного пенсионного страхования

75 л.
 
12. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
12.1. Организация деятельности
984Списки и карточки учета освобожденных работников общественной организации (объединения)75 л. 

 

_______________________